Guide pratique pour les ONG

Comment créer ou installer une organisation non gouvernementale à Genève ou en Suisse



1. QUELQUES DEFINITIONS ET CLARIFICATIONS JURIDIQUES

  1. L'organisation non gouvernementale (ONG)
  2. La fondation
  3. L'association à but non lucratif

2. INSTALLATION D'UNE ORGANISATION ETRANGERE A GENEVE

  1. Reconnaissance juridique et ouverture d'un bureau
  2. Visas pour les conférences
  3. Permis de séjour
  4. Autorisation de travail
  5. Adresses utiles et assistance

3. CREATION ET FONCTIONNEMENT D'UNE ASSOCIATION EN SUISSE

  1. Structure d'une association
  2. Création d'une association
  3. Rédaction des statuts

4. FONCTIONNEMENT D'UNE ASSOCIATION ET CONSEILS PRATIQUES

  1. Droits et obligations
  2. Assemblées générales
  3. Comptabilité
  4. Fiscalité
  5. Reconnaissance d'objectifs d'utilité publique et exonération fiscale
  6. Inscription au Registre du Commerce
  7. Statuts consultatifs auprès des organisations internationales

5. ADRESSES ET CONTACTS UTILES



1. QUELQUES DÉFINITIONS ET CLARIFICATIONS JURIDIQUES

1. L'organisation non gouvernementale (ONG)

La notion d'organisation non gouvernementale (ONG) a été élaborée par les Nations Unies pour définir les organisations indépendantes des Etats et avec lesquelles l'ONU entretient des relations.

Une organisation non gouvernementale répond en principe aux critères suivants:

  1. Elle est structurée en organisation, avec des statuts et une forme juridique.
  2. Elle a été créée par des personnes ou des organisations indépendantes de l'Etat.
  3. Ses organes décisionnels sont indépendants des autorités gouvernementales.
  4. Elle vise des buts non lucratifs et d'utilité publique, qui dépassent normalement l'intérêt de ses propres membres.

Il s'agit donc d'une organisation créée sur une initiative privée pour atteindre des buts d'utilité publique. Les ONG peuvent avoir plusieurs formes juridiques. Cependant, la plupart des ONG sont constituées sous la forme d'une association à but non lucratif ou d'une fondation.

  
2. La fondation

Une fondation est une entité juridique chargée de gérer un patrimoine (argent, bâtiments, etc.) pour un but donné. En Suisse, les articles qui régissent les fondations sont les articles 80 et suivants du Code Civil Suisse. Pour être constituée, la fondation nécessite un capital initial minimum de 50'000.- francs si elle a une activité nationale ou internationale (10'000.- francs si son activité est purement cantonale) et doit être constituée devant un notaire. Elle est ensuite soumise à un organe de surveillance fédéral (ou cantonal) qui veillera à ce que les ressources de la fondation soient utilisées conformément à ses buts. Il s'agit d'une forme juridique relativement rigide: une fois les buts adoptés lors de la constitution, ils ne peuvent en principe pas être changés. Des informations peuvent être obtenues auprès de:

Office fédéral de surveillance des fondations
T. +41 (0)31 322 80 25
Site web: www.edi.admin.ch

Service genevois de surveillance des fondations
T. +41 (0)22 327 55 23
Site web : http://ge.ch/fondations

3. L'association à but non lucratif

L'association à but non lucratif est la forme juridique la plus courante pour les ONG. En Suisse, les principes juridiques qui régissent l'établissement et le fonctionnement des associations se trouvent dans les articles 60 à 79 du Code Civil Suisse. L'association doit avoir un but non lucratif. Cela ne signifie pas qu'elle doive renoncer à réaliser des bénéfices, mais que les bénéfices éventuels ne peuvent pas être distribués aux membres et qu'ils doivent être utilisés par l'association pour atteindre ses buts. L'association est considérée par la loi comme une personne morale à part entière. Elle peut donc employer du personnel, passer des accords, etc. Elle est également responsable des actions menées en son nom (voir paragraphe 5.1).
  

2. INSTALLATION D'UNE ORGANISATION ETRANGERE A GENEVE

1. Reconnaissance juridique et ouverture d'un bureau

Le droit Suisse est un des plus ouverts en la matière. Sur le plan européen, la Suisse a ratifié la Convention Européenne sur la Reconnaissance de la Personnalité Légale des Organisations Non Gouvernementales Internationales du Conseil de l'Europe (page d'accueil pour les ONG: www.coe.int/T/NGO). Les ONG européennes disposant d'une personnalité juridique reconnue dans l'un des pays signataires disposent automatiquement d'une personnalité juridique reconnue en Suisse. Pour les organisations constituées dans d'autres régions géographiques, il faut que l'organisation dispose d'une adresse officielle en Suisse et que ses buts, statuts et activités soient conformes au droit suisse, et en particulier au but non lucratif.


2. Visas pour les conférences

Pour la plupart des nationalités, aucun visa n'est demandé, pour autant que la personne ne séjourne pas plus de 3 mois et n'entreprenne aucune activité lucrative. Pour les autres nationalités, les conditions et les documents demandés pour le visa varient. Il est plus prudent de se renseigner auprès de la représentation suisse compétente pour le pays de résidence à l'avance. Le cas échéant, vous devrez présenter les justificatifs prouvant votre participation à une conférence ainsi que la preuve de vos moyens de subsistance en Suisse. De plus amples informations sur les formalités d'entrée en Suisse sont disponibles sur le site de l'Office fédéral des migrations, de l'intégration et des migrations: www.bfm.admin.ch Vous trouverez également de nombreuses informations utiles dans notre "Guide du délégué".

Pour plus d'informations, veuillez vous référer à la section des Questions Fréquentes.


3. Permis de séjour

Une personne étrangère qui souhaite demeurer en Suisse doit faire une demande d'autorisation de séjour. Les conditions quant à l'entrée en territoire suisse et à l'autorisation de séjour peuvent varier selon la nationalité. Les formalités liées à la demande d'autorisation de séjour varient en fonction de la nature du séjour, c'est à dire si la personne désire exercer une activité lucrative salariée, si elle s'installe en tant qu'indépendant ou si elle séjourne en Suisse sans activité lucrative. Des procédures facilitées existent pour les ressortissants des pays de l'Union européenne et de l'Association européenne de libre échange. Pour les ressortissants des autres régions, la demande de permis de séjour doit être faite avant l'entrée sur le territoire suisse auprès de l'Office cantonal de la population, via la représentation suisse compétente pour le pays de résidence.


4. Autorisation de travail

L'organisation peut engager directement du personnel suisse ou étranger disposant d'un permis de travail. En revanche, si l'organisation souhaite engager du personnel étranger ne disposant pas de permis de travail, elle doit remplir une demande de permis de travail auprès de l'administration cantonale compétente. A Genève, il s'agit de l'Office Cantonal de la Population. Les conditions salariales à respecter peuvent être obtenues auprès de l'Office d'Inspection des Relations de Travail. La personne n'est pas autorisée à travailler avant d'en avoir reçu l'autorisation.


5. Adresses utiles et assistance

Office cantonal de la population (OCP) - Service des étrangers
Route de Chancy 88
Case postale 2652
1211 Genève 2
T: +41 (0)22546 48 88
F: +41 (0)22 546 48 10
Site web: www.geneve.ch/ocp

Office Cantonal de l'Inspection des Relations de Travail
Rue des Noirettes 35
Case postale 1255
1227 Carouge
T: +41 (0)22 388 29 29
F: +41 (0)22 388 29 30
Site web: www.ge.ch/moe/fr

Le Service ONG de l'Etat de Genève peut assister les ONG qui souhaitent s'établir à Genève.

Service des ONG du Canton de Genève
Villa "La Pastorale"
Route de Ferney 106
Case postale 103
1211 Genève 20
T : +41 (0)22 546 14 00
F : +41 (0)22 546 14 19
 

3. CREATION ET FONCTIONNEMENT D'UNE ASSOCIATION EN SUISSE

1. Structure d'une association:

Une association à but non lucratif est généralement composée de trois organes principaux:

  1. L'assemblée générale des membres qui se réunit en générale une fois par année et qui prend les décisions les plus importantes. Il s'agit de l'organe suprême.
  2. Le Comité exécutif de l'association qui est chargé de gérer l'association tout au long de l'année et doit faire rapport aux membres lors de l'assemblée générale. Le Comité est nommé par l'Assemblée générale et est composé au minimum de:
    1. Un Président qui est chargé de représenter l'organisation et de convoquer les assemblées générales.
    2. Un Secrétaire qui est responsable de réunir les documents et notamment les procès verbaux du Comité.
    3. Un trésorier qui est responsable de la gestion des fonds et autres avoirs de l'association.
  3. Le Vérificateur des comptes qui est chargé de vérifier les comptes et qui doit également faire rapport à l'assemblée générale. Il est nommé par l'Assemblée générale. Il peut s'agir d'un membre de l'association, mais pas du Comité exécutif. Le Vérificateur n'a pas besoin d'être un comptable professionnel, mais il doit être suffisamment compétent pour vérifier objectivement les comptes. A partir d'un certain volume de budget, il est vivement recommandé de nommer un professionnel, voire une fiduciaire pour assurer la vérification des comptes.

2. Création d'une association:

En Suisse, la création d'une association à but non lucratif est libre et relativement facile. Les personnes ou organisations intéressées à constituer une association doivent se réunir en assemblée constitutive pour:

  1. Adopter les statuts de l'association, conformément aux articles 60 et suivants du Code Civil Suisse.
  2. Nommer les membres des organes: Comité exécutif et Vérificateur des comptes.

L'association devient alors une personne morale et acquiert l'existence juridique, avec ses droits et ses obligations. L'assemblée constitutive doit normalement faire l'objet d'un procès verbal écrit qui doit être conservé par l'association et qui doit mentionner la liste des membres qui ont participé à la création de l'association.

En Suisse, il n'y a pas de registre ou d'inscription obligatoire des associations auprès des autorités. Il est cependant recommandé de s'inscrire auprès du Service des ONG de l'Etat de Genève afin de faciliter la relation avec les autorités. En revanche, si l'association développe une activité économique, telle que la vente de produits, elle doit s'inscrire au Registre de Commerce si elle réalise un chiffre d'affaire de plus de CHF 100'000 par an. A noter qu'une inscription au Registre de Commerce n'a aucun effet sur l'acquisition de la personnalité juridique.

  
3. Rédaction des statuts

La rédaction des statuts constitue une étape obligatoire et fondamentale dans la création d'une association. Les statuts définissent le fonctionnement et sont à la base de toutes les activités de l'organisation. Ainsi il vaut la peine d'apporter le plus grand soin à leur rédaction et de lire attentivement les articles 60 à 79 du Code Civil Suisse. Si les statuts peuvent déroger à certains articles, ils doivent dans tous les cas respecter les principes suivants:

En dehors de ces règles minimales, l'organisation est libre de déterminer plus précisément son fonctionnement.
Les statuts doivent inclure:

Vous trouverez un exemple de statuts d'une association sur le site du CAGI. Le Service ONG du Canton de Genève peut vous aider à rédiger vos statuts.

Service des ONG du Canton de Genève
Villa "La Pastorale"
Route de Ferney 106
Case postale 103
1211 Genève 20
T : +41 (0)22 546 14 00
F : +41 (0)22 546 14 19

 

4. FONCTIONNEMENT D'UNE ASSOCIATION ET CONSEILS PRATIQUES

Une fois que les statuts sont élaborés et adoptés, l'organisation existe en tant que personnalité juridique et elle peut commencer à développer ses activités.

1. Droits et obligations

En tant que personne morale, l'association peut engager du personnel, passer des accords, louer des locaux, organiser des activités et manifestations, etc.

L'association a également des devoirs et notamment:

  1. Elle est tenue de respecter la législation Suisse.
  2. Elle est responsable des actes commis en son nom et doit honorer ses engagements.
  3. Elle est responsable des dommages éventuels qu'elle peut causer à des tiers et doit le cas échéant les compenser.
  4. Elle doit tenir chaque année une assemblée générale à laquelle sont convoqués ses membres.
  5. Elle doit tenir sa comptabilité à jour.
  6. Si elle développe une activité économique, elle doit déclarer ses revenus à l'administration fiscale.

Les membres du Comité ont une responsabilité particulière. Ils doivent veiller à la bonne gestion de l'association. Ils peuvent donc être poursuivis personnellement pour les fautes, les négligences et les dommages causés à des tiers. Le Comité doit également fournir au Vérificateur des comptes toutes les pièces et justificatifs demandés.

Les membres de l'association peuvent également être poursuivis personnellement si l'association a des dettes qu'elle ne peut pas rembourser. Il est cependant possible et fortement recommandé de limiter le risque pour les membres en limitant leur responsabilité dans les statuts de l'association.

Compte tenu des responsabilités légales de l'association, il est vivement recommandé de souscrire à une assurance "responsabilité civile" de type entreprise. Une telle assurance coûte généralement une centaine de francs par année et offre une large couverture.
  

2. Assemblée générale

L'Assemblée générale doit se réunir au moins une fois par année. Le Comité exécutif doit alors présenter le rapport des activités de l'association pendant l'année écoulée, ainsi que la situation des finances. A cette occasion, le vérificateur des comptes doit également présenter son rapport et recommander ou non l'approbation des comptes. Les membres peuvent alors voter la décharge du Comité et nommer un nouveau comité (qui peut être composé des mêmes personnes).

Il est utile de relire régulièrement les statuts de l'association et les décisions prises lors de la dernière assemblée générale. Profitez des assemblées générales pour mettre à jour les statuts de façon à tenir compte de l'évolution de l'association.

  
3. Comptabilité

Du moment qu'une organisation a une activité économique, elle doit être en mesure de présenter des comptes clairs et complets. Les livres comptables ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés au minimum dix ans. Le Comité, et le trésorier en particulier, sont responsables légalement de la bonne tenue des comptes. Le Vérificateur aux comptes est également tenu de vérifier attentivement les comptes et de signaler les irrégularités éventuelles. En cas de malversation, des poursuites civiles et pénales peuvent être engagées. Les comptes et les finances doivent donc être gérés avec le plus grand soin.

Certains principes permettent de limiter les risques:

  1. Nommer un trésorier compétent.
  2. Recourir à un Vérificateur des comptes professionnel lorsque le budget dépasse 50'000.- francs par année (recommandé)
  3. Utiliser un programme de comptabilité performant, mais adapté au volume de la comptabilité.
  4. Tenir la comptabilité à jour.
  5. Ne rembourser aucun frais sans justificatif.
  6. Utiliser un compte chèque postal www.postfinance.ch ou un compte bancaire pour gérer les fonds de l'organisation et effectuer tous les paiements.

4. Fiscalité

Les associations sont considérées comme des personnes morales et par conséquent sont soumises à plusieurs impôts tels que les impôts fédéraux, cantonaux et communaux si le volume financier dépasse un certain seuil qui peut varier d'un canton à l'autre. Pour Genève, vous pouvez consulter les pages suivantes du Département des Finances: législation et www.ge.ch/df.

Les associations sont également soumises au paiement de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) dès que leur chiffre d'affaires annuel dépasse 75'000 francs suisses.
  

5. Reconnaissance d'objectifs d'utilité publique et exonération fiscale

Une association/une fondation peut demander une exonération fiscale. Cette exonération est liée à la poursuite d'objectifs d'utilité publique et peut libérer l'association/la fondation de tout ou partie des impôts.
Pour bénéficier d'une telle exonération, l'organisation doit démontrer qu'elle:

Elle peut alors déposer une demande d'exonération fiscale auprès de l'administration fiscale cantonale avec un dossier présentant l'activité, les comptes, les statuts et la liste des membres du comité de l'organisation durant les dernières années. La même procédure est valable pour une demande d'exonération de la TVA (il convient de s'adresser à l'Administration fédérale des contributions, seule autorité compétente en la matière).
Pour le canton de Genève (impôt cantonal et impôt fédéral direct):

Administration fiscale cantonale
Hôtel des finances
26 rue du Stand
Case Postale 3937
1211 Genève 3
T: +41 (0)22 327 70 00
F: +41 (0)22 327 55 97

Les statuts doivent contenir une clause prévoyant en cas de dissolution de l'institution le non-retour des fonds aux fondateurs et l'attribution desdits fonds à une institution poursuivant un but analogue. Les autorités concernées se réservent la possibilité de contrôler régulièrement l'évolution de l'activité de l'organisation ainsi que son but et peuvent révoquer l'exonération fiscale.

Les personnes qui font des dons aux organisations exonérées pour cause d'utilité publique peuvent généralement les déduire de leurs impôts.
  

6. Inscription au Registre du commerce

L'inscription n'est exigée que pour les organisations ou associations qui exercent une activité économique et qui ont un chiffre d'affaire annuel supérieur à 100'000 francs suisses. Pour les autres organisations, cette inscription est facultative. Toute demande d'inscription doit être présentée au Registre de commerce du canton où est domiciliée l'organisation.
Pour le canton de Genève il faut s'adresser au :

Registre du commerce
Rue du Puit Saint-Pierre 4
Case postale 3597
1211 Genève 3
T: +41 (0)22 327 28 92
F: +41 (0)22 327 05 05
Site web: www.ge.ch/ecohrcmatic

La demande d'inscription doit être faite par les représentants de l'organisation et doit être accompagnée par plusieurs documents. Pour Genève, les conditions sont disponibles sur Internet: www.ge.ch/ecohrcmatic. La demande d'inscription est transmise à l'Office fédéral du registre de commerce qui doit approuver l'inscription pour qu'elle soit valide. C'est également l'Office fédéral qui se charge de publier, dans la Feuille officielle suisse, l'inscription de l'association au Registre de commerce. Il faut compter entre 500 et 600 francs suisses de frais administratifs.

A noter que toute modification des statuts et tout changement des personnes siégeant au comité doivent être déclarés au Registre de commerce dans les trente jours et entraînent quelques frais.

  
7. Statuts consultatifs auprès des organisations internationales

Les organisations non gouvernementales qui souhaitent développer des liens de coopération avec certaines organisations internationales, telles que l'ONU, l'OMS, le HCR ou l'OIT, ont plusieurs possibilités:

  1. De nombreuses organisations coopèrent avec des organisations internationales sur une base informelle. Vous pouvez informer ces organisations de vos activités. Vous pouvez généralement aussi participer à certaines activités, voire à certaines réunion en demandant des accréditations ponctuelles.
  2. Si votre organisation est intéressée à entretenir des rapports de coopération plus étroits et réguliers avec une des organisations internationales, elle peut demander à avoir uns statut consultatif auprès de l'organisation concernée. Les critères pour l'octroi du statut consultatif varient d'une organisation internationale à l'autre.

Dans tous les cas, il est conseillé de contacter directement l'organisation internationale concernée et de prendre rendez-vous avec la personne chargée des relations avec les ONG. Vous pouvez également consulter notre Guide sur la coopération avec les organisations internationales.

Office des Nations Unies à Genève
Bureau de liaison chargé des relations avec les ONG (bureau 153)
Palais des Nations
1211 Genève 10
T: +41 (0)22 917 21 27
F: +41 (0)22 917 05 83
E-mail : ungeneva.ngoliaison@unog.ch
  

5. ADRESSES ET CONTACTS UTILES

Mandat International:
Mandat International a pour but de faciliter la participation des délégués non gouvernementaux aux conférences internationales ayant lieu à Genève. Le site Internet de Mandat International offre de nombreuses informations utiles en français, anglais, espagnol et arabe: liens utiles, guide du délégué, agenda des conférences, tribune d'information, etc. Vous pouvez aussi passer par nos bureaux à tout moment.

E-mail: contact (at) mandint.org
Site Web: www.mandint.org

 

Le Centre d'Accueil - Genève Internationale (CAGI):
Le Centre d'Accueil - Genève Internationale répond aux demandes du personnel international qui vient résider à Genève. L'Etat de Genève dispose d'un Service pour les ONG qui s'occupe notamment de recevoir et de traiter les demandes des ONG qui souhaitent recevoir une aide pour leur installation à Genève: exonération, permis de travail, etc. Les ONG internationales et leur personnel ont également accès aux autres services offerts par le CAGI.

Centre d'Accueil - Genève Internationale
Villa "La Pastorale"
Route de Ferney 106
CP 103
CH - 1211 Genève 20
T: +41 (0)22 546 14 00
F: +41 (0)22 546 14 19
Site web: www.cagi.ch

 

La Fédération Genevoise de Coopération:
La FGC regroupe une cinquantaine d'associations travaillant dans le domaine de la coopération au développement et ayant un siège dans le canton de Genève. La FGC promeut la coopération entre ses membres et facilite le financement de projets de développement.

Fédération Genevoise de Coopération
rue Amat 6
1202 Genève
T : +41 (0)22 908 02 80
F : +41 (0)22 908 02 89
E-mail: secretariat@fgc.ch
Site web: www.fgc.ch

 

La Maison des Associations:
La Fondation pour l'Expression Associative gère la Maison des associations constituée de plusieurs bâtiments en plein centre-ville. Elle met à disposition des associations des surfaces de bureaux à prix modérés ainsi que des locaux d'archivage, des salles de réunions, etc.

Maison des Associations
15, Rue des Savoises
1204 Genève
T: +41 (0)22 329 20 22
F: +41 (0)22 329 20 23
Site web: www.lafea.org

 

Liens utiles sur Internet:
Des pages de liens utiles sur Internet sont disponibles sur nos propres sites Internet www.mandint.org et www.welcomedesk.org.

 

Publications:
Parmi d'autres publications, nous vous recommandons le livre de Marie-Chantal Collaud "Comment créer et animer une association" (Editions Réalités sociales, Lausanne, 2002) qui contient de nombreux exemples et conseils pratiques.